仕事の移動のために公共交通機関を利用する時の交通費として、現金チャージされたSuicaを使って直接改札口へ行ける便利なカードを利用しているクリエイターも多くなっていることでしょう。
このようなプリペイドカードは便利な反面、利用した駅名や運賃を確認することが難しく、さらに、どこまでの金額を経費として扱っていいのか迷ってしまいますよね。
ここでは、仕事のためにSuicaを利用した場合の交通費は全て経費になるのか、また、利用した金額の確認方法は何があるのか、お伝えいたします。
目次
クリエイターと移動距離の関係
ハイパーメディアクリエイターの高城剛さんは「アイディアと移動距離は比例する」という言葉をおっしゃったそうです。
この言葉のように、クリエイターにとって好奇心や興味のある目的先へ移動をするという行動は、新しい作品や人との出会い、クリエイティブな創作活動をするための思考を生み出すために必要なことです。
いつもとは違う角度で見る景色や新たに触れるもなどから良い刺激を受けることにより、その結果、面白いアイディアや閃きを自分にもたらしてくれるのでしょう。
Suicaは首都圏以外でも使うことができる？
Suicaは「全国相互利用サービス」というシステムにより、指定のエリア内にはなりますが、都道府県で使用することができます。使用できる都道府県エリアは、北海道エリア、仙台エリア、新潟エリア、首都圏エリア、東海エリア、西日本エリア、九州エリア、沖縄エリアとなっています。
電車･バスの運賃は乗車する都道府県によって違いがあるため、移動が多いクリエイターにとって現金チャージをしたSuicaを利用することは利便性が高いといえます。
しかし、全国相互利用サービスの地域でもSuicaを使用することができないエリア、または、Suica自体が使用できない都道府県があるため、事前に確認をする必要があります。（2023年4月現在）
要注意！Suicaと交通費について
仕事のために電車移動もしくはバスで移動をするクリエイターにとって便利なSuicaですが、Suicaで支払った交通費は全て経費として精算することができるのでしょうか。
実は、原則としてSuicaに現金チャージをした段階では、チャージ金額を経費とすることはできません。現金チャージという行為の段階では、その金額は仮払金として扱うことになるため、あくまでもSuicaを使って電車やバスに乗った時に支払った交通費が経費となるのです。
現金チャージの金額が経費とならない理由としては、Suicaは交通機関の使用のほかにプリペイドカード機能を持っています。このためプライベートで使ったコンビニやスーパーでの支払いや、仕事用の交通費以外に駅で買い物をした際の支払いをSuicaで精算をする可能性があるからです。
交通費の経費扱いとは、あくまでも仕事で使用するために支払った運賃が対象で、電車やバスに乗るという目的のみとなります。しかし、いくら交通費以外でSuicaを使用していないと伝えてもその証拠を提示しなければ、理解されるまでに時間がかかるかもしれません。
Suicaを使った交通費の精算明細を記帳する方法
Suicaのような現金チャージ型のプリペイドカードには、利用した日にちと自分が乗り降りした路線、カードの残高と利用した駅の記録が残っています。
しかし、手元に記録を残さなければその駅に降りた理由と目的を本人以外はわかりません。手間になってしまうかもしれませんが、自動券売機、チャージ専用機、多機能券売機からカード利用経歴を印刷するという方法があります。
印字される経歴は直近から最大20件までです。しかしカードを使用した経歴印字は最大100件まで印字され、さらに利用した直近から26週間を超えると経歴は印字されず消去されてしまいます。
（ただし沖縄エリアでの経歴印字はできません）
Suicaでの支払いで交通費以外での使用はしていないという記録を明確にするために、印刷した経歴とともに訪問先の名前や企業名、仕事の目的を記載しておくといいでしょう。
また、モバイルSuicaからでも利用経歴を確認することが可能です。その際は利用経歴の画面を保存し、交通費の経費処理を行う際、すぐに確認できる状態にしておきましょう。
交通費経費の書類方法はよく選んで作成しよう
上記のように駅の券売機から利用経歴をこまめに印刷して交通費の経費を把握する方法がありますが、この他にも「交通費精算書」を作成するという方法があります。
交通費精算書とは、仕事へ向かうために使用した交通費を申請する書類です。この書類にはSuicaを使用した交通機関、日にち、運賃、経路、訪問先を記入します。
さらにSuicaなどの交通系ICカードを使い、電車やバスを利用した際の交通費データを申請用に作成してくれるクラウドサービスも登場しています。仕事先へ向かう移動距離が長くなったため利用した駅が多い時のほか、クラウドサービス会社によってはカードの経歴印字からデータを利用して集計をしてくれるそうです。
仕事用とプライベート用のSuicaを使い分ける
移動の多いクリエイターにとって、現金チャージをして利用するSuicaはスムーズに公共交通機関を利用することができる便利なプリペイドカードです。
しかし、仕事のために使用した交通費以外のプライベートの買い物などで使ってしまうと、後に税務署から利用経歴の説明を求められることが考えられます。Suicaにチャージした金額は現金と同じです。
仕事で訪れた場所でプライベート用に購入したいものがある時に利用するプリペイドカードと、仕事の移動で使う交通費用のプリペイドカードは使い分けをしましょう。税務署には両方の経歴を提出すると、二重計上をしていないという証拠となります。
まとめ
Suicaはとても便利なプリペイドカードですが、使い方を間違えると交通費として経費扱いができないほか、税務署での説明も苦労してしまいます。
仕事であちこち飛び回るクリエイターだからこそ、現金チャージ後のSuicaは電車やバスの交通費以外では使用しないと決めましょう。
また、経費申請時の方法も把握し、自分にとって便利な方法を選択してくださいね！
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